Если обеды конкретных сотрудников компания оплачивает за свой счет, их стоимость надо включить в доходы работников, рассчитать и удержать НДФЛ с ближайшей зарплаты, сообщил Минфин России в письме от 06.05.2016 № 03-04-05/26361.
В своем письме Минфин рассмотрел ситуацию, когда компания предоставляла работникам комплексные обеды по фиксированным ценам. А значит, можно определить выгоду каждого работника и учесть эти доходы.
Организовать персонифицированный учет можно и другим способом. Например, составить журнал посещений, в котором кассир будет отмечать работников, которые пришли на обед. Можно также выдавать обеды по талонам, в которых написаны фамилии сотрудников. А кассир в конце дня будет сдавать талоны в бухгалтерию. Тогда достаточно умножить число отметок в журнале или количество талонов на цену обеда. Это и будет налоговая база для расчета НДФЛ.
Есть два способа не платить НДФЛ со стоимости обедов работников:
- Организовать шведский стол. Тогда определить доходы невозможно, а приблизительно этого делать нельзя. Минфин и сейчас придерживается этой позиции (письмо от 21.03.2016 № 03-04-05/15542). Если налоговики доначислят НДФЛ, то решение можно отменить (п. 5 Обзора, утв. Президиумом Верховного суда РФ 21.10.2015).
- Продавать обеды за минимальную плату, например за 50 рублей. Тогда стоимость обедов будет освобождена от НДФЛ, поскольку сотрудники дохода не получают. А наоборот, несут расходы. Проверить же рыночную стоимость обеда налоговики не вправе.