ФНС обучает инспекторов искать в договорах компаний зацепки для доначислений. Об этом нам стало известно из внутренних докладов налоговой службы, которые оказались в распоряжении "УНП". Под подозрением четыре основных договора: аренда, поставка, подряд и оказание услуг. Но, если знать, что именно будут искать проверяющие в договорах 2013 года, налоговых ловушек можно избежать. Как подготовить тексты, чтобы они не вызвали претензий, делимся с вами.
ФНС обучает инспекторов искать в договорах компаний зацепки для доначислений. Об этом нам стало известно из внутренних докладов налоговой службы, которые оказались в распоряжении "УНП". Под подозрением четыре основных договора: аренда, поставка, подряд и оказание услуг. Но, если знать, что именно будут искать проверяющие в договорах 2013 года, налоговых ловушек можно избежать. Как подготовить тексты, чтобы они не вызвали претензий, делимся с вами.
НДС — не обязательный реквизит договора. Тем более что поставщик или арендодатель может его просто не платить (например, применять «упрощенку»). Но если в договоре нет НДС, но поставщик его платит, а покупатель принимает к вычету, то инспекторы обязаны снять вычеты. Проблемы могут возникнуть не только у покупателя с вычетами, но и у поставщика (или арендодателя). Когда в договоре про НДС не сказано ни слова, налоговики могут доначислить его сверх цены, которая, как полагали стороны, уже включает в себя налог.
Как избежать проблем. В первую очередь стоит поинтересоваться у контрагента, платит ли он налог. Если да, то в договоре надо в обязательном порядке прописать конкретную сумму налога. Это исключит любые споры. Уже действующий договор можно изменить, заключив дополнительное соглашение. На будущее стоит проинструктировать менеджеров и других ответственных сотрудников, заключающих договоры, чтобы следили за НДС в новых контрактах. Но даже если в договоре не будет НДС и поставщик по ошибке его предъявит, а компания поставит к вычету, он будет правомерным.
По умолчанию расходы по содержанию арендованного помещения (охрана, уборка, техническое обслуживание) ложатся на арендатора (п. 2 ст. 616 ГК РФ). Поэтому многие не дублируют это условие в договоре аренды. Формально нарушений в этом нет. Но налоговики считают, что в договоре надо четко прописать, за что именно платит арендатор. Иначе он лишается возможности учесть расходы на содержание объекта.
Как избежать проблем. Безопаснее всего включить в договор перечень услуг, которые арендатор оплачивает за свой счет. Так же будет не лишним включить фразу о том, что арендодатель не компенсирует расходы арендатора по содержанию имущества.
Распространенная ситуация: договор поставки предусматривает одну сумму предоплаты, а продавец получает другую. Это может быть и простая ошибка, и желание покупателя заплатить побольше сразу. Но из-за таких расхождений возникает сразу несколько проблем. Во-первых, инспекторы могут отказать покупателю в вычете НДС с аванса в большей сумме. Во-вторых, ревизоры могут вообще признать все сделки фиктивными, потому что договоры не совпадают с реальностью.
Как избежать проблем. Если для покупателя вычеты НДС с аванса некритичны (аванс и отгрузка проходят в одном квартале), то можно ничего не исправлять. Покупатель заявит вычеты по счету-фактуре на отгрузку. Продавцу тоже ничего не грозит. Если же вычеты важны, то самый надежный вариант — уже после оплаты заключить дополнительное соглашение к договору и прописать там реальный аванс. На практике используют еще один способ. После получения предоплаты в сумме, не соответствующей договору, поставщик пишет в адрес покупателя письмо с просьбой перечислить именно такой аванс, который пришел на счет. Такое письмо оформляют датой до перечисления предоплаты и не направляют по почте, а передают лично. Документ обоснует, почему покупатель заплатил ровно столько, сколько заплатил.
Сейчас налоговики массово борются за то, чтобы у всех компаний совпадали фактические и юридические адреса. ФНС даже открыла на своем сайте www.nalog.ru сервис «Сведения о юридических лицах, связь с которыми по адресу, внесенному в ЕГРЮЛ, отсутствует». Поэтому если контрагент написал в договоре фактический адрес (или фактический и юридический сразу), то налоговики снимают расходы и вычеты, признавая сделку фиктивной. Отбиться от претензий удается только в суде (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 04.04.12 № А21-3883/2011).
Как избежать проблем. Единственный безопасный вариант — писать тот адрес, который содержится в учредительных документах. Это исключит претензии. Если фактический адрес в договоре все же важен (например, оттуда забирают товар), то можно обозначить его как обособленное подразделение, склад и т. д. Но при этом необходимо добавить и юридический адрес.
Утилизацией товаров с истекшим сроком годности обычно занимается поставщик. Он выкупает у розничного торговца просроченную продукцию и тратит средства на ее уничтожение. Это стандартная практика, поэтому в договоре такие условия часто не прописывают. Но тогда налоговики признают расходы на обратный выкуп неоправданными. Доказать, что расходы обоснованны, удается только в суде (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 03.04.12 № А40-44303/11-116-125).
Как избежать проблем. В договоре поставки товаров, у которых есть срок годности, надо зафиксировать, кто будет утилизировать просроченную продукцию. Это исключит споры.
По Гражданскому кодексу подрядчик вправе возложить свои обязанности на субподрядчика, только если не обязался выполнить работу лично (п. 1 ст. 706 ГК РФ). Иначе говоря, прописывать субподрядчика не обязательно. Но если он не упомянут в договоре, но фактически выполнял работы, то инспекторы снимают расходы у заказчика, а также у исполнителя на оплату услуг субподрядчика. Признать такие претензии необоснованными удается только в суде (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 16.07.12 № А40-121590/11-129-502).
Как избежать проблем. В договоре подряда надо зафиксировать один из трех вариантов: либо подрядчик все делает сам, либо выбирает субподрядчика на свое усмотрение, либо согласовывает конкретного субподрядчика с заказчиком. При последнем варианте надо оформить дополнительное соглашение (или обмен письмами), как только заказчик утвердит субподрядчика.
В своих внутренних документах налоговое руководство призывает инспекторов искать признаки трудовых отношений в гражданско-правовых договорах с предпринимателями. Дело в том, что перевод части работников в предпринимателей — известная схема ухода от налогов. Она позволяет избавиться от НДФЛ (если предприниматель на «упрощенке») и взносов. По мнению инспекторов, явный признак трудовых отношений — обязанность находиться на рабочем месте в определенные часы. А если заказчик установит для подрядчика еще и испытательный срок, то налоговиков могут поддержать даже судьи (постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 16.07.12 № А43-14361/2011).
Заметим также, что на практике нередко переквалифицировать договор подряда в трудовой стремится также ФСС РФ. Ведь выплаты по таким соглашениям взносами в соцстрах не облагаются (п. 2 ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).
Как избежать проблем. Перечень работ в договоре надо прописывать предельно конкретно, а не общими фразами. Например, «составление отчетности по НДС за третий квартал 2012 года», а не «оказание бухгалтерских услуг». Также в договоре не надо фиксировать режим работы, обязанность присутствовать в офисе, гарантии (отпуска, больничные, отгулы) и другие условия, присущие трудовым договорам. Кроме того, после каждого выполненного этапа работы необходимо подписывать акт. А если работы длящиеся, то лучше разбить их на этапы по времени (например, месяц, квартал).
Консультационные, информационные, маркетинговые и другие подобные услуги вызывают пристальное внимание инспекторов. Реальность таких услуг сложно проверить, поэтому инспекторы обязаны удостовериться, что договор был не только на бумаге. Так, по мнению налоговиков, если услуги реальны, то заказчик и исполнитель подробно их пропишут в договоре. А не станут ограничиваться общими фразами вроде «изучение рынка». Если же формулировки общие, то сделка скорее всего фиктивна. Инспекторы снимут расходы и вычеты. Защититься от таких претензий удается только в суде (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 28.05.12 № Ф09-3764/12).
Как избежать проблем. В договоре стоит привести подробный перечень всех услуг, а также желательно зафиксировать точные сроки исполнения каждого этапа или вида работы. Иногда бывает, что при заключении договора сразу не ясно, какой именно объем услуг окажет исполнитель. Тогда безопаснее заключать дополнительные соглашения к договору, где будут упомянуты конкретные услуги. Традиционно меньше споров у налоговиков вызывают договоры, к которым составлены подробные акты с перечнем оказанных услуг, отчеты исполнителя и другая «первичка».
Часто дополнительные соглашения к договору аренды изменяют количество арендованных объектов или площадь помещений. Это обычная практика. Но иногда дополнительные соглашения фактически являются самостоятельными договорами аренды. Например, если компания по основному контракту арендует недвижимость, а по дополнительному соглашению — земельный участок рядом со зданием, технику, мебель или транспорт. Инспекторы считают, что такое дополнительное соглашение не подтверждает аренду имущества. По их мнению, это вообще не договор, а фиктивная бумажка. В суде компаниям удается доказать, что дополнительным соглашением можно дополнить или изменить предмет аренды (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 05.07.12 № А66-3763/2011).
Как избежать проблем. Чтобы не доводить спор до суда, достаточно руководствоваться простым правилом. Условия дополнительных соглашений должны быть связаны с имуществом, арендованным по основному договору. А если компания берет в аренду что-то еще, то безопаснее заключить отдельный договор. Или заключить общее единое соглашение на все имущество сразу.