Чем поможет эта статья: Разобраться, когда от сотрудника требуется обязательное письменное согласие на пересчет зарплаты, отпускных и на дополнительную работу. От чего убережет: От претензий со стороны трудовой инспекции и споров с работниками о сумме зарплаты.
Есть пять самых распространенных ситуаций, когда нужно получить от сотрудника письменное согласие на пересчет зарплаты или выполнение работы за пределами графика и его должностной инструкции. Это работа в выходной, удержания из зарплаты, отзыв из отпуска, досрочное увольнение по сокращению, то есть без обязательной двухмесячной отработки, совмещение должностей.
В статье вы найдете заявления, которые показывают, как должно выглядеть согласие сотрудника во всех перечисленных ситуациях. Вы можете на основе этих образцов разработать собственные шаблоны, чтобы каждый раз не объяснять сотрудникам, как и что писать.
Работа в выходной
Вызвать сотрудника на работу в выходные или праздники без его согласия можно только для предотвращения (или устранения последствий) производственной аварии, катастрофы, стихийного бедствия, уничтожения или порчи имущества. В остальных случаях нужно согласие, причем письменное (ч. 5 ст. 113 ТК РФ).
В Трудовом кодексе РФ не сказано, как оформить согласие сотрудника на работу в выходной. На практике это делают одним из следующих способов:
— сотрудник пишет заявление в произвольной форме;
— в приказе о выходе на работу в выходной или праздничный день сотрудник пишет своей рукой: «На привлечение к работе согласен».
Но наличие приказа предполагает, что согласие уже получено. Поэтому если сотрудник будет писать о своем согласии на готовом приказе, это может вызвать лишние вопросы у проверяющих из Роструда. Так что безопаснее взять с работника отдельное заявление о том, что он готов выйти на работу в выходной (см. образец ниже).
Скачать бланк в формате Word >>
Заявление от работника нужно и в случае, когда он отправляется в командировку или возвращается из нее в свой выходной день. Командировка — та же работа, поэтому для нее действуют общие правила (письмо Минтруда России от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337).
Компании, которая привлекает сотрудников к работе в выходной день, надо оплатить их труд в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Конечно, если в трудовом договоре или Положении об оплате труда не закреплена доплата в большей сумме. По просьбе работника вместо двойной оплаты необходимо предоставить ему другой день отдыха. В то же время настаивать на том, чтобы работник вместо денег взял отгул, нельзя. Правомерность такого подхода подтвердил Роструд в рекомендациях, утвержденных протоколом № 1 от 2 июня 2014 года.
Необязательно брать с работника отдельное заявление на этот счет. Проще, чтобы сотрудник в одном заявлении сразу дал согласие на работу в выходной и выбрал, что он за это хочет — двойную оплату и отгул.
Если работник выберет отгул, предоставить его нужно будет на полный рабочий день независимо от того, сколько часов отработано в выходной или праздничный день (письма Роструда от 17 марта 2010 г. № 731-6-1, от 31 октября 2008 г. № 5917-ТЗ).
Удержание из зарплаты
Все ситуации, когда излишне выплаченные сотруднику деньги можно удержать из зарплаты, перечислены в статье 137 ТК РФ (см. ниже). По мнению Роструда, вычитая суммы из выплаты, работодатель должен получить письменное согласие работника. Причем даже если есть право удержать переплату по закону (письмо от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0).
Три случая, когда можно удерживать деньги из зарплаты
1. Ранее выданные деньги сотрудник не вернул или не отработал. Например, не отчитался о полученных подотчетных деньгах или не представил авансовый отчет, вернувшись из командировки. Кроме того, если сотрудник увольняется, с него можно удержать неотработанные аванс по зарплате и отпускные (кроме случаев сокращения работника).
2. Зарплата излишне выдана работнику из-за его неправомерных действий, что подтверждено решением суда. Например, при трудоустройстве он предъявил фальшивый диплом о высшем образовании.
3. Работнику выдали больше зарплаты из-за бухгалтерской ошибки, в том числе из-за сбоя в компьютерной программе. Тут оговоримся: компания вправе удержать переплату, только если допущенная ошибка является счетной, то есть арифметической. Такой же порядок действует и в отношении отпускных.
Оформить это согласие можно в произвольном виде. Например, направить сотруднику уведомление о сумме долга, его причинах и с просьбой компании вернуть деньги. Но возможен другой вариант — уведомление отдельно и отдельно заявление (образец заявления — ниже).
Скачать бланк в формате Word >>
Отзыв из отпуска
Досрочно вызвать сотрудника из отпуска можно в связи с экстренной производственной необходимостью (ст. 125 ТК РФ). Например, если во время отпуска главбуха нагрянет неожиданная налоговая проверка. Но какой бы ни была конкретная причина, нужно взять у сотрудника письменное согласие. Форма — произвольная (см. образец ниже).
Скачать бланк в формате Word >>
Часть отпуска, которую сотрудник догулять не успел, он может использовать в любое удобное для него время. В том числе присоединить к отпуску за следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Сведения об этом можно сразу же отразить в приказе об отзыве на основании заявления работника. И не забудьте внести изменения в график отпусков.
При досрочном окончании отпуска получается, что компания переплатила сотруднику отпускные. Их сумму надо пересчитать. А затем попросить работника, чтобы вернул излишне полученную сумму. Хотя он не обязан это делать. Поэтому во избежание конфликтов спросите у сотрудника, каким способом ему удобнее погасить свою задолженность. И пропишите выбранные условия в приказе об отзыве из отпуска. Варианты могут быть такими:
— внести деньги в кассу;
— удержать излишне выплаченные отпускные из зарплаты за ближайший месяц;
— зачесть их в счет отпускных выплат, когда работник решит отгулять дни отпуска, которые были перенесены.
В месяце, когда работник решит догулять неиспользованные дни, рассчитать отпускные нужно будет заново, в обычном порядке (ст. 139 ТК РФ, Положение, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).
Некоторые компании, чтобы избежать такого перерасчета отпускных и корректировки графика отпусков, устно договариваются с сотрудником о досрочном выходе и догуливании оставшихся дней в любое время.
Досрочное увольнение по сокращению
О предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работодатель обязан предупредить работника не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ). И уволить работника до истечения этого срока без его согласия нельзя.
Но можно договориться с сотрудником, что он не будет отрабатывать положенные два месяца, а уволится раньше (ст. 180 ТК РФ). Тогда на такое досрочное увольнение надо взять у сотрудника письменное согласие (см. образец ниже). В этом случае работнику полагается дополнительная компенсация за период со дня увольнения до той даты, когда истечет два месяца с момента предупреждения. Эта компенсация равна среднему заработку.
Скачать бланк в формате Word >>
Сотруднику поручают дополнительную работу
В Трудовом кодексе РФ есть два схожих способа возложить на работника дополнительные обязанности. Первый — внутреннее совместительство. Второй — совмещение профессий (должностей). В обоих случаях у сотрудника помимо основной появляется еще какая-либо дополнительная работа. Причем она необязательно должна быть связана с основной должностью сотрудника. К примеру, не возбраняется сочетать работу бухгалтера и кадровика.
Совмещение означает, что обе работы — как основную, так и дополнительную — сотрудник выполняет в свое обычное рабочее время. То есть вся работа укладывается в рамки одного трудового договора. Здесь достаточно издать приказ о совмещении. Но сначала, разумеется, нужно получить согласие от самого сотрудника (см. образец ниже).
Скачать бланк в формате Word >>
С работником надо согласовать также срок, в течение которого он будет работать на условиях совмещения, порядок выполнения работы по совмещаемой профессии (должности) и размер доплаты (ст. 151 ТК РФ). Все эти моменты можно оговорить в дополнительном соглашении к трудовому договору по основной должности сотрудника.
А вот внутреннее совместительство предполагает, что сотрудник уже после того, как закончит основную работу, приступает к дополнительной. То есть будет выполнять ее в свободное от основной работы время. В такой ситуации с работником нужно подписать еще один трудовой договор. При этом никакого отдельного согласия оформлять не нужно.
Дополнительно про условия труда
Статья: «Истории о том, как сотрудники пытаются обхитрить начальство и думают, что им за это ничего не будет» («Главбух» № 7, 2014).
Документ: письмо Роструда от 17 марта 2010 г. № 731-6-1.
Главное, о чем важно помнить
1 Без согласия сотрудника вызвать его на работу в выходной нельзя.
2 Отозвать работника из отпуска можно только с его согласия.
3 Чтобы удержать деньги из зарплаты работника, нужно предварительно договориться с ним об этом.