Регистрация онлайн-кассы в 2019 году: инструкция

С 1 июля 2019 года еще больше компаний обязаны применять онлайн-кассы. Чтобы зарегистрировать кассу, надо передать налоговикам сведения обо всех устройствах, для которых ККТ будет формировать фискальные документы при продаже (п. 2 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ).

Узнайте, нужна ли вам онлайн касса с 1 июля.

Для того чтобы пользоваться онлайн-кассой, недостаточно ее купить. Если налогоплательщик будет использовать ККТ, которая не прошла регистрацию в налоговой, то получит штраф (постановление Пленума ВАС от 31.07.03 № 16). Сейчас наступает новая волна регистраций контрольно-кассовой техники. Крайний срок перехода на онлайн-кассу - 30 июня 2019 года. Инспекторы комментируют, что если компания опоздала с регистрацией хотя бы на день и поставила кассу на учет 1 июля, то налоговики уже начислят штраф. Мы расскажем, как зарегистрировать кассу онлайн в ФНС по шагам, чтобы избежать этого. 

В чем отличие онлайн-кассы от обычной, читайте в статье

Регистрация кассы в налоговой онлайн: пошаговая инструкция

Используйте следующий алгоритм, чтобы понять, как регистрировать кассу. Способ регистрации онлайн-ККТ через интернет - самый удобный и быстрый. Понадобится только квалифицированная электронная подпись. 

Шаг 1 Договор с оператором ОФД

Первое, что нужно сделать для регистрации приобретенной контрольно-кассовой аппаратуры (модель кассы обязательно должна входить в реестр ФНС), - заключить письменный договор с оператором фискальных данных (ОФД). В его задачи входит: принимать, перерабатывать и отправлять в налоговую инспекцию всю информацию из онлайн-кассы. Компании, которые имеют право этим заниматься:

1. АО «Энергетические системы и коммуникации»
2. ООО «Такском»
3. ООО «Эвотор ОФД»
4. ООО «Ярус»
5. ООО «ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии»;
6. ООО «Яндекс.ОФД»
7. ООО «Электронный экспресс»
8. ЗАО «КАЛУГА АСТРАЛ»
9. ООО  «Компания «Тензор»
10. ООО  «КОРУС Консалтинг СНГ»
11. АО «Производственная фирма «СКБ Контур»
12. АО «Тандер»
13. ООО  Удостоверяющий центр «ИнитПро»
14. ООО  «ГРУППА ЭЛЕМЕНТ»
15. АО «Энвижн Груп»
16. ПАО «Вымпел-Коммуникации»
17. ООО  «МультиКарта»
18. ООО  «Дримкас»

Шаг 2 Загрузка данных для получения номера регистрации кассы

Бизнесменам нет необходимости приезжать в инспекцию, чтобы зарегистрировать кассу. Возможна удаленная регистрация. Сейчас налоговая сделала процесс удобным. Для совершения необходимых регистрационных действий нужно лишь иметь личный кабинет на сайте ФНС - юридического лица или индивидуального предпринимателя. 

Для примера рассмотрим, как пройти регистрацию в кабинет юрлица.

1) Войдите в личный кабинет

Зайдите в личный кабинет юридического лица на nalog.ru. Откройте вкладку "Контрольно-кассовая техника". Далее нажмите в нижнем правом углу "Зарегистрировать ККТ" (рис. 1).

Сайт предложит выбрать, каким способом: заполнить заявление вручную либо загрузить из файла.

Если есть готовый бланк, подгрузите его и перейдите к шагу 3.

Если бланка нет - перейдите к шагу 2.

Как начать регистрацию кассы. Рис. 1

2) Заполните заявление

В новом окне заполните поля, которые предлагает сайт. Сначала нажмите на вкладку "Адрес установки ККТ" и заполните адрес магазина, где будете применять онлайн-кассу, - регион, город, улицу, дом, строение. Например, г. Москва, Старая Басманная, 26. Сайт сам подгрузит индекс.

Нажмите на кнопку "Выбрать", чтобы сохранить сведения (рис. 2).

Как заполнить адрес установки ККТ. Рис 2

Выберите модель ККТ и заполните заводской номер кассы (рис. 3). Заводские номера производители печатают на самом аппарате. Номер также отображается в меню или в сервисной программе кассового аппарата.

Как заполнить данные кассы. Рис. 3

После выбора кассы появится новая строка, в которой сайт предложит выбрать модель фискального накопителя. Сейчас в реестре всего одна модель - ФН-1. Выберите модель и запишите заводской номер накопителя, он напечатан на корпусе устройства.

После этого галочками отметьте один или несколько особых режимов, в которых будет работать касса. Например, для разносной торговли, для деятельности платежных агентов. Выберите оператора фискальных данных, сайт сам заполнит ИНН оператора (рис. 4).

Как выбрать оператора фискальных данных. Рис. 4

3) Подпишите и отправьте заявление на регистрацию онлайн-кассы

Прежде чем отправить заявление на регистрацию, еще раз сверьте все реквизиты. Если данные в порядке, нажмите на кнопку «Подписать и отправить». Завизировать заявление можно той же подписью, которую вы используете для налоговой отчетности.

Читайте также: Подача в ФНС Уведомления о начале ликвидации и публикация сведений о решении

Шаг 3. Получение регистрационного номера онлайн-кассы

На следующий рабочий день программа должна присвоить регистрационный номер кассы. Вбейте номер, который получили, в настройках кассового аппарата. Затем на кассе сформируйте отчет о регистрации ККТ. Касса напечатает первый чек с фискальными данными.

Шаг 4. Завершение регистрации и проверка 

Далее зайдите в кабинет ККТ, выберите в таблице кассовый аппарат и нажмите кнопку "Завершить регистрацию". Сайт предложит заполнить фискальный признак, дату и время его получения, номер фискального документа. В эти поля перенесите сведения из первого чека - "Отчет о регистрации" (см. рис. 5).

Как передать фискальные сведения. Рис. 5

Сайт сформирует карточку регистрации онлайн-кассы. Срок - пять рабочих дней с момента подачи заявления. Карточка появится в кабинете ККТ. Ее можно скачать или распечатать.

Вот и все, после этого с онлайн-кассой можно работать. Штраф за неприменение ККТ в 2019 году в этом случае уже не грозит. 

Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой лично

Чтобы зарегистрировать кассу лично в инспекции, можно передать налоговикам заполненное заявление (п. 2 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ).

С 7 декабря 2018 года надо применять новые бланки регистрации или снятия кассы с учета. ФНС доработала шаблоны приказом от 07.09.18 № ММВ-7-20/527@.

Скачать бланк и образец заявления на регистрацию кассы можно по ссылке ниже. 

Заявление на регистрацию онлайн-кассы (форма КНД 11100

<...> Скачать этот образец и чистый бланк заявления полностью можно по ссылке выше. </...>

Читайте также: Как получить вычет для ИП на ЕНВД и патенте за покупку онлайн-кассы в 2019 году

Как заполнить заявление на регистрацию онлайн-кассы

Титульный лист. На титульном листеуказывают сведения о заявителе, а также заполняют вид документа. При постановке ККТ на учет компания подает заявление о регистрации контрольно-кассовой техники, поэтому в поле "Вид документа" заявления надо проставить коды:

• 1 - подаете заявление о регистрации ККТ;
• 2- подаете заявление о перерегистрации. 

Во втором случае укажите код причины перерегистрации. Если заполняете заявление о регистрации, то это поле не заполняйте.

В разделе 1 нужно привести данные о кассовой машине, а именно:

• название регистрируемой модели кассы (включенной в реестр ФНС);
• заводской номер экземпляра согласно документам, связанным с приобретением ККТ;
• полное или краткое наименование модели фискального накопителя, включенной в реестр;
• заводской номер экземпляра модели фискального накопителя - согласно документам на его приобретение;
• адрес установки (применения ККТ);
• место установки (адрес сайта, местонахождения торгового объекта либо наименование и модель транспортного средства и его госномер - при развозной торговле).

В раздел 2 заявления вносят подробные сведения об использовании техники. Здесь нужно "пройти тест" и проставить значения в полях "да" или "нет".  Где ответ 1- "да", 2 - "нет". 

В разделе 2.1 указывают сведения об автоматических устройствах для расчета, только если ККТ входит в состав автоматического устройства для расчетов.

Раздел 3 - Сведения об операторе фискальных данных. Если применяете ККТ в режиме, не предусматривающем передачу фискальных данных, в поле 170 надо поставить нули,а поле 160 не заполнять. 

Раздел 4 Сведения о сформированных фискальных документах заполняют только при перерегистрации ККТ.