С 2019 года для справки о доходах «физиков» применяют два бланка - для инспекции и для работников. 2-НДФЛ для налоговой отличается от той, которую налоговые агенты будут выдавать сотрудникам. Подробно расскажем, как заполнять новую форму справки 2-НДФЛ в 2019 году, бланки и образцы заполнения смотрите, и скачивайте внутри статьи.
Новая форма справки 2-НДФЛ в 2019 году (бланк)
В 2019 году работодателям надо заполнять два бланка 2-НДФЛ: для инспекции и для сотрудников. Их потребуется оформлять с отчета за 2018 год. Новые бланки и электронный формат для них утвердила ФНС (приказ от 02.10.18 №ММВ-7-11/566@).
Сведения о доходах работники могут потребовать в любой момент. Эксперты "УНП" подготовили рекомендации, которые нужно учесть при формировании справки 2-НДФЛ по новым правилам.
Обе формы одинаково называются, но их бланки различаются. С 2019 года форма получила новое название - «Справка о доходах и суммах налога физического лица».
Форма для инспекции стала машиночитаемой. Налоговики автоматизируют работу с целью сокращения времени обработки данных, получаемых от налоговых агентов. Новой бланк вам понадобится, если вы сдаете отчет на бумаге. Те, кто отчитывается электронно по ТКС изменений практически не заметит, поскольку XML-файлы формируются с помощью специализированных программных средств.
Особенности использования кода вычета 126 для многодетных семей, читайте в Системе Главбух.
Новая форма справки 2-НДФЛ с 2019 года для инспекции
Форма 2-НДФЛ 2019 года для инспекции стала схожа с декларацией. В ней 2 листа. На титульном листе понадобится заполнять три раздела (ранее заполняли пять): о «физике», итоговые суммы доходов и вычетов, а в приложении расшифровать доходы помесячно.
Закономерно, что с появлением новой формы изменился и порядок ее заполнения (Приложение 2 к приказу ФНС от 02.10.2018).
Требования к заполнению справки 2-НДФЛ в 2019 году:
- недопустима двусторонняя печать документа;
- исправление ошибок с помощью корректора запрещено;
- нельзя скреплять листы степлером или склеивать;
- при отсутствии информации для отражения проставьте прочерки, вместо числовых значений - нули;
- числовые значения не должны быть отрицательными.
В начале документа, как и ранее, нужно указывать данные налогового агента (см. ниже образец заполнения новой формы справки 2-НДФЛ с 2019 года):
- наименование;
- ИНН;
- КПП;
- код ОКТМО;
- телефон.
В поле «Признак» ставьте цифру 1 или 2, правопреемники ставят иные коды: 3 – обычные справки; 4 – сообщают о неудержанном налоге.
Раздел 1. Данные о физическом лице. Заполните данные сотрудника:
- ИНН (если у «физика» его нет, но не заполняйте поле);
- ФИО (если в паспорте отсутствует отчество, то и в документе его указывать не нужно);
- дата рождения;
- статус налогоплательщика;
- реквизиты удостоверяющего личность документа и его код соответственно.
Раздел 2 новой формы 2-НДФЛ. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода.Отразите доходы, налоговую базу и величину подоходного налога.
В Разделе 2 бланка представлены обобщенные данные (без разбивки по месяцам), они должны быть сопоставимы с итоговыми значениями Приложения и Раздела 3.
Если физик получал доходы, облагаемые разными ставками, заполните Раздел 2 на разных титульных листах. На первом заполните все поля, а на втором - только поля до названия компании и Раздел 2 соответственно. Приложение будет одним (общим).
Код вычета 501: примеры расчёта налога с учётом данного кода, читайте в Системе Главбух.
В таблице покажем, как заполнять Раздел 2 справки, когда используются разные признаки.
| Показатель | Признак 1 и 3 | Признак 2 и 4 |
| Общая сумма дохода | Укажите общую сумму полученного дохода за период | |
| Сумма фиксированных авансовых платежей |
Платежи иностранного гражданина, уплаченные на основании патента. Чтобы получить право уменьшить агентский НДФЛ на сумму этих платежей, получите в ИФНС уведомление о подтверждении права на такое уменьшение. |
Проставьте <0> |
| Налоговая база |
Посчитайте налоговую базу (НБ) по формуле: НБ=общая сумма дохода - общая сумма вычетов. Если сумма вычетов из раздела 3 и Приложения > общей суммы дохода, то укажите "0" |
|
| Сумма налога перечисленная | Укажите сумму годового НДФЛ, который перечислили в бюджет | Проставьте <0> |
| Сумма налога исчисленная | Сумма налога исчисленного = налоговая база х ставка | |
| Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом | Укажите переплаченный НДФЛ, в результате смены налогового статуса или невозвращенную налоговым агентом излишне удержанную сумму налога | Проставьте <0> |
| Сумма налога удержанная | Укажите сумму налога, удержанного из доходов сотрудника | Проставьте <0> |
| Сумма налога, не удержанная налоговым агентом | Укажите сумму начисленного НДФЛ, которую не удержали в отчетном году | |
Раздел 3 новой формы 2-НДФЛ 2019. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты. Обратите внимание на то, что здесь не нужно указывать вычеты, которые сотрудник получил самостоятельно, сдав декларацию 3-НДФЛ. Каждый вычет заносите в отдельную строку.
На каждой дополнительно заполненной странице заполните обязательные поля: ИНН, КПП, номер страницы (нумерация сквозная), номер справки, отчетный год, признак, номер корректировки, код налогового органа, код вида уведомления, номер и дату выдачи уведомления, код налогового органа, выдавшего уведомление. В остальных полях ставьте прочерки.Если не хватило места для указания всех вычетов, используйте столько листов, сколько необходимо (ограничений нет).
Показатели по одному коду суммируются.
Читайте также: Новая форма 2-НДФЛ 2019: образец заполнения бланка
С 2019 года в форму справки 2-НДФЛ добавлено поле "Код вида уведомления". В поле отражайте код в зависимости от того, какой вычет предоставили сотруднику:
- код 1 - имущественный налоговый вычет;
- код 2 - социальный налоговый вычет;
- код 3 - уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи.
Если уведомления в отчетном периоде были получены несколько раз, понадобится заполнить столько страниц документа, чтобы отразить данные обо всех уведомлениях. Для заполнения дополнительных страниц используйте рекомендации, приведенные выше.
Если в периоде, за который отчитываетесь, уведомлений не было, не заполняйте поля реквизитов.
Приложение. Приложение - неотъемлемая часть справки. Здесь нужно расшифровать данные Раздела 2. Указать суммы доходов, полученных в денежной и натуральной формах, и соответствующие вычеты по каждой ставке налога.
В Приложение не попадают стандартные, социальные и имущественные вычеты. Данные о них указаны в Разделе 3.
Поле "код дохода/код вычета". Коды нужно указать в соответствии с классификатором доходов и вычетов (скачать полный перечень кодов можно ниже). Код вычета укажите только при наличии суммы такого вычета.
Поле "Сумма дохода/сумма вычета". Сумма вычета не может превышать сумму соответствующего ему дохода. К одному коду дохода может быть применено несколько кодов вычетов, тогда 1-ый код и сумма вычета указывайте ниже кода дохода, следующие коды и суммы вычетов - в соответствующих графах строками ниже.
Итоговые данные внесите в Раздел 2, отображающий общие суммы начислений (начисленный, удержанный и уплаченный налог, доходы, уменьшенные на суммы примененных вычетов).
Справка 2-НДФЛ в 2019 году: форма для сотрудников
С 1 января 2019 года 2-НДФЛ для сотрудников называется "Справка о доходах и суммах налога физического лица". Сама форма почти не изменилась. Ее компании будут составлять по просьбе сотрудников для банков и т. д.
В новой форме сократили количество полей. В ней больше не указывают реквизиты уведомлений, подтверждающих право физиков на вычет, признак, номер корректировки, код инспекции и номер справки.
Как выглядит в 2019 году справка 2-НДФЛ для сотрудников
Проверьте себя: Сумма дохода из Раздела 2 на первой странице должны быть равна сумме помесячных доходов на второй странице, а сумма вычетов - сумме из Раздела 3.
Как и когда сдавать справку 2-НДФЛ в 2019 году
Компания подает в инспекцию сведения о доходах "физлиц" один раз в год (см. сроки сдачи 2-НДФЛ в этом году). Справки 2-НДФЛ за 2018 год на каждого сотрудника нужно сдать до 1 апреля 2019 года включительно.
В случаях, когда налоговый агент не может удержать налог с выплаченных доходов, справки нужно сдать до 1 марта 2019 года. Например, если физлицо, не являющееся сотрудником, получило от вашей компании подарок.
Каким способом сдавать справку 2-НДФЛ в 2019 году, зависит от численности сотрудников, которым вы платили:
- если 25 человек и более, то сведения подавайте в электронной форме по ТКС;
- если до 25 человек, имеете право сдать на бумаге. Но возможность сдать отчетность электронно у вас тоже есть.
С 1 января 2019 года нельзя подавать данные на электронных носителях таких как: флешки, CD- и DVD-диски. Справки можно сдать либо на бумаге, либо по ТКС.