Табель учета рабочего времени в 2025 году нужен, чтобы фиксировать отработанное сотрудниками времени. В статье расскажем, по какой форме вести табель учета рабочего времени и как его заполнить с учетом последних требований закона.
Как вести учет рабочего времени на практике
Форма табеля учета рабочего времени в 2025 году
Вести табель учета рабочего времени обязательно, это прямо прописано в статье 91 Трудового кодекса. На основании табеля начисляйте зарплату сотрудникам.
В коммерческих организациях используйте типовые формы: табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда по форме № Т-12 и табель учета рабочего времени по форме № Т-13 при автоматизированной обработке данных. Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Кроме того, коммерческие организации могут разработать форму табеля самостоятельно (ст. 7, 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Главное, в самостоятельно разработанную форму включить реквизиты, предусмотренные Федеральным законом № 402-ФЗ. Закрепите форму в приложениях к учетной политике. Что еще необходимо отразить в учетной политике, читайте в рекомендациях Системы Главбух.
Что предусмотреть в учетной политике
Как заполнять табель учета рабочего времени в 2025 году
Табель учета рабочего времени заполняет уполномоченный на это сотрудник. Как правило, это работник отдела кадров. Если табель по каждому структурному подразделению ведете отдельно, ответственного сотрудника за ведение табеля назначает руководитель своим приказом. Это следует из части 4 статьи 91 ТК.
Документ можно вести двумя способами. Первый – регистрировать все явки и неявки сотрудников. Такой способ целесообразно использовать при суммированном учете рабочего времени. При этом учтите, что в определенных ситуациях работникам положены дополнительные дни отдыха. Все случаи, когда работникам надо предоставить такие дни и как их оформить, смотрите в таблице.
Кому и когда предоставлять допвыходные
Второй способ – фиксировать только отклонения: отпуска, временную нетрудоспособность, сверхнормативную работу и т. д. Этот метод целесообразно применять, когда продолжительность рабочего дня известна и не меняется. Напомним, по общему правилу рабочее время в 2025 году по Трудовому кодексу не должно превышать 40 часов, а среднемесячное количество рабочих часов в 2025 году при 40-часовой неделе – 8 часов.
Любые отклонения от графика работы должны быть подкреплены соответствующими документами - медицинскими справками, приказами и прочими.
Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице.
Какие документы надо вести
В ячейках табеля явка и неявка сотрудника заполняется с помощью специальных кодов. Причем можно использовать на выбор:
- условные обозначения к форме Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. К примеру, явку на работу отмечают кодом– Я, отпуск - ОТ, декретный отпуск –ДО, прогул – ПГ, отпуск без содержания – ОБС, командировку –К, больничный – Б;
- условные обозначения, разработанные самостоятельно. В этом случае издайте приказ об изменении в учетной политике и введите новые коды.
Как правило, при использовании унифицированной формы табеля применяют обозначения, предусмотренные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Перечень условных обозначений, которые могут быть использованы для учета рабочего времени в табеле, смотрите в Системе Главбух.
Получить список обозначений для табеля
Образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-12 и Т-13 в 2025 году
|
Образец табеля по форме Т-12 |
Пример табеля по форме Т-13 |
Как заполнять табель учета рабочего времени в различных ситуациях
Сотрудник отработал неполный день. Работающая мама отпросилась на два часа раньше окончания рабочего дня, чтобы отвести ребенка в поликлинику. Руководитель дал согласие. В верхней графе ставят код "Я" или "01". В нижней ставится фактическая продолжительность рабочего времени - "6". Неотработанные часы вносить не нужно.
Сотрудник заболел. В верхней части бланка ставится обозначение "Б" или "19". В нижней части ничего не указывается. Обязательно наличие подтверждающего документа - больничного листа за все дни, когда сотрудника не было на работе.
Сотрудника привлекли к работе в праздничный день. Ставим в верхней части "РВ". Если сотрудник впоследствии берет полагающийся ему дополнительный день отдыха, ставится код "ОВ".
Сотрудник взял отгул. Если сотрудник предупредил об отгуле, в верхней части ставится код "НВ" или "28". В нижней части ничего не указывается. Если причина отсутствия неизвестна, ставится "НН" или "30". Когда причина будет выяснена и окажется уважительной, код "НН" нужно будет зачеркнуть и поставить вместо него один из кодов: "Б", "У", "Г" и т.д. Нижняя часть не заполняется.
Сотрудник уехал в командировку. В верхней части ставится "К" или "06". В день выхода сотрудника на работу ставится код "Я" или "01".
Табель учета рабочего времени, читайте в статье Положение о дистанционной работе