С 1 апреля 2025 года действует новый формат универсального передаточного документа (УПД). Расскажем, что и как изменилось, как формировать УПД с учетом изменения.
Обновите учетную программу, иначе не сможете сформировать УПД для контрагента. С 1 апреля 2025 года введена новая версия электронного формата УПД 5.03, электронные счета-фактуры и УПД необходимо формировать только по этому формату.
Как оформлять УПД в 2025 году: новые разъяснения ФНС
Какие документы заменяет УПД и как определить его статус
Универсальный передаточный документ – это комбинированная форма, в которой сочетаются:
- Счет-фактура – документ, предоставляющий право принимать к вычету входящий НДС,
- Передаточный документ – товарная, накладная, акт или иной документ, подтверждающий передачу товаров, работ, услуг, имущественных прав.
Посмотрите, как действовать, чтобы убедить контрагентов применять УПД. Например, расскажите партнерам о преимуществах универсального передаточного документа, объясните, почему оформление УПД значительно упростит их работу. Как перейти на УПД >>
Как определить статус универсального передаточного документа
УПД может выполнять одну из двух функций и в зависимости от функции иметь один из двух статусов.
Статус 1 – означает, что в УПД сочетаются счет-фактура и передаточный документ. Если вы получили от поставщика счет-фактуру с таким статусом, можно принять к вычету входящий НДС.
Статус 2 – означает, что УПД выполняет функцию только передаточного документа и не является счетом-фактурой. В таком УПД поставщик не должен указывать сумму НДС. Даже если по ошибке он указал НДС, попросите заменить документ и не принимайте НДС к вычету.
Работая с бланком УПД, необходимо учитывать общие правила использования данного документа:
- Его нельзя использовать в качестве счета-фактуры без передаточного документа. Например, нельзя выставить УПД в качестве авансового счета-фактуры при получении предоплаты от клиента.
- УПД не имеет строго обязательной формы, есть только рекомендованный бланк, приведенный в письме ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.13 .
- Использование УПД не обязательно. Какие документы составлять – решает поставщик. Он может оформить счет-фактуру и накладную или составить один документ – УПД.
Решение об использовании универсального документа необходимо закрепить в учетной политике. Определите, кто будет подписывать документы для клиентов. Перечень лиц с правом подписи закрепите приказом по организации.
Структура и реквизиты УПД в 2025 году
Форма УПД является составной, в ней присутствуют реквизиты счета-фактуры и передаточного документа. Реквизиты СФ должны строго соответствовать постановлению Правительства № 1137 от 26.12.11. Остальные реквизиты можно менять. Если решили внести изменения или дополнения, разместите их за утолщенной рамкой счета-фактуры.
Если изменили или дополнили форму УПД, согласуйте ее применение с клиентом. Измененный бланк приложите к договору, иначе клиент сможет отказаться от приема документа по вашей форме.
Способы передачи УПД
Универсальный документ можно оформить в бумажном или электронном виде:
- Бумажный УПД составляют в двух экземплярах, по одному каждой из сторон договора. Поставщик и клиент подписывают оба экземпляра, после этого документ используется в первичном бухгалтерском учете.
- Электронный УПД удостоверяют при помощи УКЭП руководителя или иного уполномоченного лица и направляют клиенту через оператора ЭДО. Если клиент согласен с содержанием документа, удостоверяет его своей УКЭП.
Печатный и цифровой универсальный документ идентичны по юридической силе. Оба одинаково используются в первичном бухгалтерском и налоговом учете, предоставляют право на вычет НДС.
При работе с маркируемыми и прослеживаемыми товарами счет-фактуры и УПД должны формироваться только в цифровом виде и передаваться через оператора ЭДО.
Новый формат УПД с 1 апреля 2025 года
С 01.04.25 электронные УПД необходимо формировать в новом формате 5.03. Его ввели после перевода упрощенцев на уплату УСН. Основное изменение – в перечень налоговых ставок добавлены ставки НДС упрощенцев 5 и 7 процентов, 5/105 и 7/107.
До 31 марта шел переходный период, когда можно было пользоваться предыдущим форматом 5.01 или новым 5.03. С 1 апреля оставлен один формат 5.03, переходный период закончен.
Данное изменение не отразилось на печатной форме, в бумажном бланке состав реквизитов не изменился. Скачать действующие бланки и образцы заполнения можно в справочнике:
Если вы отправляете документы по ЭДО, необходимо использовать обновленный формат. Обновите учетную программу, убедитесь, что оператор ЭДО провел изменения, и ваши счета-фактуры и УПД соответствуют формату 5.03. Большинство изменений носят технический характер и рядовому пользователю незаметны, однако без них электронный документ не будет иметь силы.
Обновление электронного формата – не единственное изменение апреля. С 1-го числа изменился порядок проведения инвентаризации, обновились формы отчетности по НДС, налогу на прибыль и страховым взносам, введен новый сбор за рекламу. Подробно об изменениях рассказали в справочнике:
